Вне зависимости от формы ведения бизнеса важно оформить работника в штат правильно, чтобы избежать финансовых, судебных и репутационных рисков. Трудовой кодекс в большей мере защищает интересы работников, нежели работодателей. Поэтому следует быть внимательным при оформлении договоров. В статье рассказываем, как ИП нанять сотрудника в штат
Содержание
Когда нужно оформлять сотрудников в штат
Регистрация ИП в качестве работодателя
Выбор формы договора и его оформление
Оформление дополнительных документов
Установление зарплаты, отчисление налогов и
взносов
Регулярное ведение учета и отчетности
Шаблон договора о приеме на работу в штат ИП
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
💸 Зарплатный проект
Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день
Подать заявку онлайн
Пригласить сотрудника на подписание трудового договора необходимо в течение трех рабочих дней с момента фактического начала работы.
Важно помнить, что у ИП есть лимиты по количеству сотрудников, которых он может принять в штат.
Эти лимиты связаны со следующими факторами:
Система налогообложения. Если ИП работает на УСН, он вправе нанять до 130 человек, на ПСН — до 15, на АУСН — не больше 5. В расчет берется средняя численность работников, оформленных по внешнему совместительству и договорам ГПХ.
Включение в субъекты МСП. Если у ИП микропредприятие, максимально в штате у него может быть 15 человек, малое предприятие — до 100 человек, среднее — до 250.
💎 Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы
Попробовать бесплатно на 14 дней
В государственных органах и фондах постановка на учет происходит автоматически после того, как предприниматель получил статус ИП.
Начиная с 2023 года отпала и необходимость регистрироваться в Соцфонде. Ведомство узнает о найме ИП сотрудников из формы ЕФС-1.
🔔 Важно
Если ИП подписал с работником договор ГПХ, где содержится пункт о взносах на
травматизм, предпринимателю понадобится в течение
30 дней с даты заключения такого договора подать в СФР заявление на регистрацию
в качестве работодателя.
Для этого нужно направить следующие документы в отделение фонда:
паспорт работодателя;
заявление о регистрации по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 22 апреля 2019 г. № 215;
копию договора с принятым работником.
С работником можно заключить один из двух договоров — гражданско-правового характера (ГПХ) или трудовой. Выбор формы зависит от того, на какое время нужны услуги работника: на постоянной основе, разово или попроектно.
Рассмотрим подробнее эти виды договоров.
Если с работником заключается договор ГПХ (шаблон), работодатель должен прописать в нем:
перечень работ,
сроки,
информацию о вознаграждении.
При работе по ГПХ работодатель является заказчиком, а исполнитель работ не считается трудоустроенным в штат.
Работодателю необязательно обеспечивать такому сотруднику все условия для выполнения работы, например предоставлять офис, ПК и канцтовары. При этом работник тоже не обязан придерживаться графика и приходить в офис ежедневно.
Следует помнить, что оформление постоянного работника по ГПХ чревато рисками. ФНС и Трудовая инспекция могут заинтересоваться таким работодателем и принудить его к уплате недоимки по налогам и взносам. Также он заплатит штраф до 20 000 рублей за каждого сотрудника, который был оформлен на работу неправильно.
💎 Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к обзорам новостей законодательства для бизнеса
Попробовать бесплатно на 14 днейОформление по трудовому договору (шаблон) означает, что ИП берет сотрудника в штат. Тот, в свою очередь, должен придерживаться правил внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязан выплачивать:
отпускные,
больничные.
Кроме того, работодатель отчисляет за сотрудника страховые взносы и НДФЛ.
Для оформления трудового договора нужно запросить у работника документы:
Паспорт.
Трудовую книжку, если у работника она есть. Если сотрудник поступает на работу к ИП впервые, трудовую книжку работодатель заводит в электронном виде.
СНИЛС или уведомление о регистрации АДИ-РЕГ для работников, вставших на учет после 1 апреля 2019 года. Если сотрудник нигде ранее не работал, СНИЛС для него также оформляет ИП.
Военный билет, если работник является военнообязанным или подлежащем призыву.
Диплом или аттестат сотрудника.
Заявление о приеме. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса, это необязательный документ.
💸 Зарплатный проект
Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день
Подать заявку онлайнВ зависимости от специфики бизнеса, возможно, работнику придется дополнительно предоставить:
медкнижку,
справку об отсутствии судимости,
справку из психоневрологического и/или наркологического диспансера.
Если сотрудник приносит на оформление бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести в нее записи. Важно сделать это в течение пяти дней с даты подписания трудового договора с работником. Трудовую книжку необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек.
Работодатель также может оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1 (шаблон) или Т-1а. С 22 ноября 2021 года издание приказа не является обязательным требованием. Можно разработать собственную форму приказа. Важно, чтобы в приказе была указана ключевая информация из трудового договора:
условия приема,
характер работы,
размер оплаты.
Приказ о приеме на работу подписывает ИП или его представитель, который назначен ответственным, например специалист по кадрам.
Если у работодателя есть штатное расписание, то должность и название отдела в приказе должны соответствовать ему. Важно, чтобы в наличии был приказ на утверждение штатного расписания.
В штатное расписание ИП не должен вносить себя, так как по закону ИП не может быть собственным работником.
Еще один дополнительный документ — личная карточка работника по форме Т-2 (шаблон). По закону заведение и заполнение данной карточки остаются на усмотрение работодателя. Если он решил вести карточку, то должен зафиксировать там сведения:
из паспорта работника,
приказа о приеме,
трудовой книжки,
СНИЛС,
военного билета,
диплома или аттестата.
Личную карточку нужно регулярно обновлять, например, если сотрудник меняет фамилию или другие данные.
Telegram Деловой среды
Анонсы мероприятий и работающие советы для бизнеса — в нашем Telegram-канале
Подписаться на Telegram
Заработную плату сотрудникам каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Но сумма не должна быть ниже МРОТ.
В 2024 году МРОТ составляет 19 242 рубля.
Статья 136 ТК РФ предусматривает, что работодатель обязан выплачивать сотруднику зарплату два раза в месяц, если работник принят по трудовому договору. Если сотрудник оформлен на работу по договору ГПХ, условия по выплатам прописываются в нем.
Страховые взносы. Ежемесячно ИП необходимо перечислять взносы за работников, оформленных по трудовым договорам, а с 2023 года — и по договорам ГПХ, на пенсионное, медицинское страхование и по временной нетрудоспособности и материнству (ВНиМ) по единому тарифу, который составляет 30%.
Для представителей малого и среднего бизнеса предусмотрен льготный тариф — 15%, при условии, что зарплата каждого сотрудника в месяц превышает МРОТ.
Еще индивидуальные предприниматели платят за своих работников взносы в Соцфонд на травматизм. Ставка определяется видом деятельности, которую ведет ИП.
❗️ Внимание
Если предприниматель нанял людей по договорам ГПХ, он вправе не платить взносы
на травматизм, если это не прописано отдельно.
НДФЛ. ИП необходимо удерживать налог на доход физических лиц в размере 13 или 15% от зарплаты сотрудника в зависимости от того, какую сумму он зарабатывает в год.
ИП должен вести учет трудовой деятельности работников:
проводить отпуска и больничные в программе,
начислять за них выплаты,
отображать и оформлять по закону переводы на должность,
фиксировать изменение заработной платы.
Работодатель обязан направлять в Социальный фонд России отчеты по форме ЕФС-1 о каждом принятом на работу сотруднике. Это важно сделать в течение одного дня с даты подписания трудового договора. Форма документа и объяснения по заполнению представлены в Постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
В ФНС регулярно нужно отправлять следующие отчеты:
💎 Деловая среда Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите возможность задать вопросы по бизнесу экспертам
Попробовать бесплатно на 14 днейВ трудовом договоре о приеме на работу в штат ИП (шаблон) должны быть зафиксированы такие моменты:
размер заработной платы;
наименование должности и подразделения;
кому подчиняется сотрудник;
продолжительность испытательного срока — если таковой был установлен;
перечень должностных обязанностей;
режим работы и отдыха;
прочие условия.
Трудовой договор нужен в двух экземплярах. Один экземпляр остается у сотрудника, второй — у работодателя.
ИП может нанять сотрудника на удаленке. Для этого заключается договор в электронном виде о дистанционной работе.
Автор: Ксения Воловик, интернет-маркетолог, HR-специалист
🚀 Сервис для быстрого старта бизнеса
Зарегистрируйте бизнес бесплатно и без визита в налоговую — через сервис от Деловой среды
Подать заявку онлайн